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Wo soll ein unterbrochener Termin vermerkt werden?

Liebe Dianne, unsere Praxis hat ein Problem mit fehlerhaften Terminen, insbesondere in Bezug auf die Hygiene. Eines Tages machten nur fünf meiner 10 geplanten Patienten ihre Termine. An einem Tag vor ungefähr zwei Wochen tauchten tatsächlich nur zwei von acht Personen auf. Tage, an denen alle auftauchen, sind sehr selten. Unnötig zu erwähnen, dass meine Produktion schlecht war. Ich muss Vollzeit arbeiten, um meine Rechnungen zu bezahlen, und ich bin sehr besorgt über diese Situation.

Kann ich irgendetwas tun, um bei diesem Problem zu helfen? Besorgt in Wisconsin. Es gibt mehrere Probleme, die hier angegangen werden müssen. Jemand muss für die Einhaltung des Zeitplans verantwortlich sein. Warme Körper auf Stühlen zu halten, ist eine von zwei Hauptfunktionen der Rezeption, und die andere sind Kollektionen. Wenn niemand für den Tagesablauf verantwortlich gemacht wird, kann es zu einem Ausfall kommen.

In den meisten Zahnarztpraxen gibt es zwei Geschäftsassistenten ohne wirklich definierte Aufgaben. Beide Personen führen an der Rezeption dieselben Grundfunktionen aus, z. B. den Anrufbeantworter, das Sammeln von Geld, das Öffnen von Post, das Ablegen, das Überprüfen von Versicherungen und das Vereinbaren von Terminen. Keine der beiden Personen ist für eine bestimmte Arbeit verantwortlich. Solange der Zeitplan voll ist, die Sammlungen gut sind und der Übungsaufwand innerhalb akzeptabler Industriestandards liegt, sind Ineffizienzen an der Rezeption nicht erkennbar.

Eine bessere Vereinbarung besteht darin, eine Person als Planungskoordinator und eine Person als Finanzkoordinator zu bestimmen. Mit dieser Anordnung können Personen für bestimmte Arbeitsbereiche wie Zeitplanung und Abholung zur Rechenschaft gezogen werden. Die gute oder schlechte Arbeitsleistung kann daran gemessen werden, dass der Prozentsatz der Erfassung 98 Prozent oder mehr und die Anzahl der Ausfallzeiten 5 Prozent oder weniger betragen sollte.

Vor Jahren, als ich die Geschäftsfunktionen der Rezeption leitete, war die Bestätigung von Terminen Teil meiner Arbeit. Damals hatte niemand Anrufbeantworter. Das hat mir nicht gefallen, aber es war Teil meines Jobs. Ich kenne jedoch keinen anderen Beruf auf der Welt, der so weit geht, wie wir es in der Zahnmedizin tun, um Termine zu bestätigen.

Welcher andere Beruf beschwichtigt, belästigt und bittet die Patienten sogar, zu Terminen zu kommen, die sie geplant haben? Wenn Sie über das Gesamtbild der Bestätigung von Terminen nachdenken, bleibt eine subtile Idee bestehen: Die Menschen erfüllen tatsächlich unsere Erwartungen! Warum nicht unsere Patienten fragen?

Jones, benötigen Sie einen Höflichkeitsbestätigungsanruf? Danke, dass Sie zuverlässig sind! Die Karte sollte ähnliche Informationen wie auf der nächsten Seite enthalten. Die letzte Aussage auf der Karte bedeutet nicht, dass der Patient keinen Bestätigungsanruf erhält, sondern sendet die Nachricht, dass möglicherweise kein Anruf eingeht.

Patientendiagramme sollten einige Tage im Voraus erstellt und gescannt werden, um festzustellen, bei welchen Patienten in der Vergangenheit fehlerhafte Termine aufgetreten sind. Jeder Patient in dieser Kategorie sollte anders behandelt werden als jemand ohne negative Vorgeschichte, und ein Bestätigungsanruf ist umsichtig. Diese Taktik sollte nur bei Patienten angewendet werden, die sich als unzuverlässig erwiesen haben.

Es ist nicht akzeptabel, Bestätigungsnachrichten auf Maschinen mit zwei Gruppen von Patienten zu hinterlassen: Es ist unbedingt erforderlich, dass diese Patienten direkt angesprochen werden, da dies möglicherweise zu einem Anruf außerhalb der Geschäftszeiten führen kann. Für einen riskanten Patienten, der schwer zu erreichen ist, sollte der Anruf mindestens zwei Tage nach dem Termin erfolgen und so klingen: Dies ist Mary bei Dr. Ich muss mit Ihnen über diesen Termin sprechen. Könnten Sie diesen Anruf bitte bis morgen, 4. Mai, vor Mittag zurückgeben?

Die Nummer ist ... Vielen Dank für Ihre Überlegung. Die Planung des Pflegetermins ist für die meisten Patienten gut und akzeptabel. Patienten in dieser Kategorie sollten eine Karte erhalten, die sie darüber informiert, dass es Zeit ist, einen Termin zu vereinbaren. Hygieniker sollten auf der Hut sein, wenn es darum geht, unzuverlässigen Patienten einen Termin zu ermöglichen. Ihre Patientenbasis ist wahrscheinlich wie viele andere, da sie verwöhnt sind. Jetzt ist es an der Zeit, eine Änderung zu beginnen. Dies wird jeweils für einen Patienten erreicht, indem er für fehlende Termine verantwortlich gemacht wird.

Patienten, die Termine verpassen, ohne das Büro zu kontaktieren, sollten Auswirkungen haben, vorzugsweise mit einem Brief, der ungefähr so ​​lautet: Diese Zeit hätte für einen anderen Patienten verwendet werden können, der auf einen Termin wartet.

Wir verstehen, dass Umstände auftreten können, die diese unterbrochenen Termine verursachen. Viele Zahnarztpraxen erheben eine Gebühr für unterbrochene Termine. Wir haben uns jedoch dafür entschieden, Ihnen diesen Brief zu senden, in der Hoffnung, dass dies nicht noch einmal passieren wird.

Im Falle eines zweiten unterbrochenen Termins sollte ein stärker formulierter Brief lauten: Leider wurde aufgezeichnet, dass Sie Ihre geplanten Termine am ... verpasst haben. Ein unterbrochener Termin betrifft drei Personen: Wenn Sie ein Patient in dieser Praxis bleiben möchten ist Ihre uneingeschränkte Mitarbeit erforderlich, um sicherzustellen, dass dies nicht erneut geschieht.

Eine dritte Straftat würde die Beendigung der Patientenbeziehung bedeuten. Der Arzt würde diese Entscheidung treffen. Viele Büros berechnen einen Token-Betrag für unterbrochene Termine. Meine Gedanken zu diesen Anschuldigungen sind: Ich gehe lieber eins zu eins mit chronischen Straftätern um, als den Schrotflinteneffekt zu nutzen und die gesamte Patientenbasis zu sprengen.

Ein Faktor, der zum Problem der fehlerhaften Ernennung beiträgt, ist der Verlust von Arbeitsplätzen. Das ist traurig und etwas, über das wir keine Kontrolle haben. Je mehr Wert wir dem Patienten geben, desto mehr Bedeutung wird der Patient der von uns geleisteten Pflege beimessen. Natürlich gibt es legitime Gründe, warum Patienten gelegentlich Termine verpassen müssen.

Jede Situation muss für sich abgewogen werden. Die Situation, die Sie in Ihrem Brief beschrieben haben, deutet jedoch auf eine außer Kontrolle geratene Situation an der Rezeption hin, in der Patienten ihre Terminprivilegien missbrauchen. Die Hygieneabteilung gesund zu halten und zu wachsen, ist für eine Praxis von entscheidender Bedeutung, da die Hygieneabteilung in der Regel den Rest der Praxis steuert.

Zusammenfassend habe ich einige Schritte skizziert, die Sie unternehmen können, um das Problem zu lösen. Beste Wünsche, Dianne. Aus unseren Unterlagen geht hervor, dass Sie am Montag, den 14. Mai 2005, um 10 Uhr Zeit bei unserem Hygieniker reserviert haben. Es ist unser Ziel, Ihnen zu helfen, Ihre Zähne ein Leben lang zu behalten. John Doe, 123 Any St. Dianne D. Um Glasscoe für ein Gespräch oder eine Beratung zu kontaktieren, rufen Sie 301 874-5240 an oder senden Sie eine E-Mail an dglasscoe northstate.

Besuchen Sie ihre Website unter www. Home Broken Termin Blues Sehr geehrte Dianne: Besorgt in Wisconsin Sehr geehrte Besorgt: Bitte betrachten Sie diese Karte als Ihre Bestätigung.

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